Klartext-Initiative: Wie die Universität verständlicher gestaltet wurde
Eine klare Sprache - das hat sich die Universität Hohenheim 2011 im Rahmen des Themenjahres "Stark durch Kommunikation" als Ziel gesetzt. Dabei wurden wichtige Schreiben und Homepage-Texte geprüft und - falls nötig - verständlicher formuliert. Optimierte Webseiten und Texte wurden dann mit dem Klartext-Siegel versehen. Auch nach dem Themenjahr bleibt Verständlichkeit ein Ziel der Universität Hohenheim und ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Denn: Eine klare Sprache ist das A und O für eine erfolgreiche Kommunikation.
Koordiniert wurde die Klartext-Initiative durch das Fachgebiet 540C von Prof. Dr. Frank Brettschneider. Der Lehrstuhl forscht schon seit Längerem zum Thema Verständlichkeit.
Mit diesen 5 Bausteinen wurde das Ziel erreicht:
Der Klartext-Beirat war das zentrale Lenkungs- und Beratungsorgan der Initiative. Er diente dabei als Ansprechpartner und Multiplikator. In ihm waren neben der Projektleitung (Fachgebiet 540C, Hochschulkommunikation) Vertreter aus allen Bereichen der zentralen Universitätsverwaltung vertreten. Der Klartext-Beirat plante und organisierte die gemeinsamen Klartext-Vorhaben und unterstützte die Mitarbeiter bei der Umsetzung. In jeder Verwaltungsabteilung gab es einen bis zwei Klartext-Botschafter, die bei Verständlichkeitsproblemen helfen und wiederum auf die Beratung durch eine zentrale Klartext-Beauftragte zurückgreifen konnten.
Texte und Schreiben, die für die Studierenden der Universität Hohenheim besonders relevant sind (z. B. Zulassungs- und Einschreibungsinformationen), sollten Schritt für Schritt auf ihre Verständlichkeit geprüft und bei Bedarf optimiert werden. Dabei waren folgende Fragen zentral: Ist mein Text nachvollziehbar? Sind diese Details wirklich notwendig? Gibt es dafür ein einfacheres Wort? Wie kann ich das umschreiben? Diese Arbeit zahlte sich zum einen natürlich durch einfacher lesbare Texte aus. Zusätzlich konnten geprüfte und optimierte Seiten und Texte ein Klartext-Siegel erhalten, wenn diese mindestens 10 Punkte auf dem Hohenheimer Verständlichkeitsindex erreichten, um explizit auf diese Arbeit hinzuweisen.
Die Mitarbeiter der Universität konnten sich bei der Umsetzung der Klartext-Ziele auch durch die zentrale Klartext-Beauftragte beraten lassen. Einerseits organisierte sie den Prozess der Vergabe der Klartext-Siegel. Andererseits half sie bei der Optimierung von Texten mit eigenen Optimierungsvorschlägen.
Eine verständliche Universität kann nur gemeinsam erreicht werden. Das bedeutet, dass alle Angehörigen der Universität herzlich dazu eingeladen waren, sich am Klartext-Vorhaben zu beteiligen. Wer Klartext-Verstöße in Texten und Schreiben der Universität entdeckte, konnte diese einfach an die Klartext-Sammelstelle weitergeben. Eigene Verbesserungsvorschläge waren dabei ebenfalls sehr erwünscht. Ansonsten kümmerte sich die zentrale Klartext-Beauftragte darum. Verwaltungsmitarbeiter konnten sich an den jeweiligen Klartext-Beauftragten aus ihrer Abteilung wenden. Im Wissenschaftsbereich waren die Fakultätsassistenten Ansprechpartner.
Bei der Umsetzung der Klartext-Ziele konnten die Klartexter auf die Textanalyse-Software "TextLab" zurückgreifen. Die Software wurde vom CommunicationLab Ulm in Zusammenarbeit mit dem Fachgebiet 540C der Universität Hohenheim entwickelt. Mit ihrer Hilfe lassen sich Verständlichkeitshürden bestimmen und beheben.